OPEX en CAPEX: waar bespaart u zonder de operatie te breken?

Waar zit de kost in uw operatie?

In wat de operatie elke dag doet en in wat ze nodig heeft om dat te blijven doen. OPEX is wat het kost om de operatie elke dag te laten draaien. CAPEX is wat u investeert om de capaciteit, de staat of de mogelijkheden van uw installaties te veranderen. Het zijn twee manieren om dezelfde operatie te betalen.

De bruikbare maatstaf is daarom niet het budget van één van beide, maar de kost per draaiuur, per ton of per geleverde eenheid. Die toont wat een budgetoverzicht verbergt: een installatie die weinig draait maar veel kost.

Waarom levert snoeien in het budget zelden iets op?

Omdat een besparing die vertrekt van het budget, en niet van wat het onderdeel doet en wat een defect kost, de kost niet wegneemt maar verschuift. Het onderhoud dat u dit jaar overslaat of de vervanging die u uitstelt, verdwijnt niet. De slijtage loopt intussen door.

Het Amerikaanse rekenhof GAO stelde vast dat uitgesteld onderhoud aan federale gebouwen mettertijd een achterstand kan opbouwen en tot hogere onderhoudskosten in de toekomst kan leiden. Voor een vloot of productielijn komt daar stilstand bij. Het budget klopt tot een versleten kritisch onderdeel faalt op het drukste moment. Ligt het vervangstuk niet in voorraad, dan bepaalt de levertijd hoe lang de installatie stilligt.

Uitstel kan een bewuste keuze zijn. Dan steunt ze op hoe kritisch het onderdeel is en op het risico dat u aanvaardt, niet op een krap budget.

Hoe meet u wat de operatie kost en oplevert?

Met een nulmeting per installatie of per eenheid, vóór er een besparingsdoel ligt: kost per eenheid output, draaiuren, beschikbaarheid, stilstand per oorzaak, onderhoudsuren en verbruik. Zet naast elk kostencijfer een tegenmeting die toont wat de operatie levert. Zonder die nulmeting weet u achteraf niet of u bespaard hebt of alleen verschoven.

Voor productie-installaties is de OEE (overall equipment effectiveness) een bruikbare tegenmeting. Het Lean Enterprise Institute omschrijft ze als een maat voor hoe doeltreffend uitrusting gebruikt wordt, opgebouwd uit beschikbaarheid (verlies door storingen en afstellingen), prestatie (lagere snelheid en korte stops) en kwaliteit (afkeur en herwerk).

Voor de onderhoudsfunctie zelf lijst de Europese norm EN 15341 indicatoren op om de doeltreffendheid, efficiëntie en duurzaamheid van onderhoud te beoordelen en te verbeteren. Hoe u zo'n indicator sluitend definieert, staat in PI of KPI: indicatoren die sturen.

Besparingen die alleen verschuiven, en wat u meet vóór u beslist:

Wat in een onderhoudscontract voor een technische installatie hoort, werkten wij apart uit.

Waar bespaart u zonder de operatie te breken?

Waar de operatie middelen verbruikt zonder iets op te leveren. Lean noemt dat verspilling. In de praktijk zit ze op een paar vaste plekken: wachten en zoeken, storingen die terugkomen, verschillen tussen machines of ploegen, en onderhoud dat niet past bij het gebruik of bij hoe kritisch een onderdeel is.

• Verspilling. Het Lean Enterprise Institute noemt onder meer wachten, onnodig transport, overbodige bewerkingen, voorraad, beweging en correctie. In een technische operatie: een ploeg die wacht op een vrijgave, een technieker die zoekt naar het juiste stuk, werk dat twee keer gebeurt, revisies op vaste termijn voor een installatie die weinig draait.
• Terugkerende storingen. Een storing die telkens hersteld wordt, kost telkens opnieuw. Oorzaakonderzoek neemt de oorzaak weg, niet alleen het symptoom.
• Variatie. Twee gelijkaardige machines, ploegen of eenheden met een verschillende kost per draaiuur: dat verschil is informatie. Zoek de oorzaak van dat verschil en maak de beste werkwijze de standaard.
• Onderhoud naar hoe kritisch het onderdeel is. Correctief onderhoud, herstellen na falen, volstaat waar een defect weinig kost. Preventief onderhoud past bij voorspelbare slijtage, conditiegestuurd onderhoud op basis van metingen bij kritieke onderdelen. Wie overal hetzelfde doet, onderhoudt deels te veel en deels te weinig.
• Standaardisatie. Minder types onderdelen en één werkwijze verkleinen voorraad, zoektijd en fouten.
• Gericht vervangen. IEC 60300-3-3 behandelt de levenscycluskost: wat een installatie kost over haar hele levensduur, met nadruk op de kosten van betrouwbaarheid. Daaruit volgt onze vuistregel: vervang wat het duurst is om te houden, niet wat het oudst is.
• De mensen die het werk doen. Zij weten waar het wacht, waar gezocht wordt en welke storing elke week terugkomt.

Een bedrijf met een vloot werkvoertuigen schuift de geplande revisies een seizoen op. Het onderhoudsbudget daalt, maar de herstellingen buiten planning stijgen, voertuigen staan stil op het drukste moment en er wordt materieel bijgehuurd. Wie eerst meet, ziet waar de kost zit: enkele voertuigen met veruit de hoogste kost per draaiuur, onderdelen die pas besteld worden als ze stuk zijn, revisies op vaste termijnen voor voertuigen die weinig rijden. De besparing komt uit gericht vervangen en uit revisies afgestemd op gebruik, niet uit alle revisies over de hele lijn op te schuiven. Of de hogere investering een besparing is, toont de kost per eenheid: ze moet dalen terwijl beschikbaarheid en veiligheid gelijk blijven.

Hoe houdt u een besparing vast?

Met een standaard, een eigenaar en dezelfde meting als bij de start. Leg de nieuwe werkwijze vast, maak één persoon verantwoordelijk voor het cijfer, maak het zichtbaar op de vloer (visueel management) en herhaal de nulmeting met dezelfde definities. Zonder dat sluipen oude gewoonten terug en duikt de kost op in een ander budget.

Kijk naar OPEX en CAPEX samen, en naar wat de operatie levert. Een verschuiving tussen beide is een besparing als de kost per eenheid output daalt en beschikbaarheid en veiligheid gelijk blijven.

Hoe kunnen wij helpen?

Wanneer er een besparingsdoel ligt maar niemand kan zeggen waar de kost zit, wanneer herstellen of vervangen voorligt, of wanneer de besparing van vorig jaar niet terug te vinden is in de cijfers van dit jaar. Een buitenstaander heeft geen budget te verdedigen en stelt de vraag die intern gevoelig ligt.

Wij droegen zelf de verantwoordelijkheid voor OPEX, CAPEX en het technisch beheer van een internationale vloot, met besparingen die jaar op jaar gemeten werden. Eerder verhoogden wij in de baggerwerken de productie van een baggerschip door de uurproductie en de operationele efficiëntie te optimaliseren. Als onderhouds- en betrouwbaarheidsingenieur volgden wij slijt- en vervangdelen op met metingen aan boord. Wij zijn gecertificeerd Lean Six Sigma Black Belt en TOP-SET Senior Investigator.

Wij werken in vijf stappen: doorlichting, oorzaakonderzoek, verbeteren, verankeren, en dezelfde meting als bij de start voor wij loslaten. Onze aanpak staat bij operational excellence; gaat de vraag over koers of een investeringsbeslissing, dan bij management consultancy. Tijdelijk iemand aan het roer: interim management.

Dit artikel is algemene informatie. Financiële, fiscale en juridische vragen horen bij uw bevoegde adviseur.